10 kritische Schritte, die in einen Projektplan aufgenommen werden sollen

Ein Projektplan ist der Höhepunkt der akribischen Planung durch einen Projektmanager. Es ist das Master -Dokument, das leitet, wie ein Projekt ausgeführt wird, gemäß den Absichten des Managers für jede wichtige Facette des Projekts. Obwohl sich Projektpläne von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, gibt es zehn kritische Elemente oder Schritte, die in einem wirksamen Projektplan einbezogen werden sollten, um Verwirrung und erzwungene Improvisation während der Projektausführung zu vermeiden.

Projektziele

Die Projektziele werden in einer Projektcharta definiert, sollten jedoch auch in den Projektplan aufgenommen werden, um die Ziele des Projekts weiter zu erläutern oder die Charta als Anhang aufzunehmen. Unabhängig davon, wie ein Projektmanager die Ziele in den Projektplan einbezieht, ist es wichtig, einen klaren Zusammenhang zwischen dem ersten Schlüsseldokument des Projektcharter-A-Projekts und dem zweiten Schlüsseldokument des Projekts, dem Projektplan, aufrechtzuerhalten.

Projektumfang

Wie die Projektziele ist der Umfang in der Charta definiert und sollte im Projektplan vom Projektmanager weiter verfeinert werden. Durch die Definition des Umfangs kann der Projektmanager zeigen, wie das Ziel oder das fertige Produkt des Projekts am Ende aussehen wird. Wenn das Zielfernrohr nicht definiert ist, kann es im gesamten Projekt erweitert werden und zu Kostenüberschreitungen und verpassten Termine führen.

Wenn Sie beispielsweise ein Marketing -Team dazu führen, eine Broschüre für die Produktlinie eines Unternehmens zu erstellen, sollten Sie angeben, wie viele Seiten sie sein werden, und Beispiele dafür, wie das fertige Produkt aussehen könnte.

Für einige Teammitglieder könnte eine Broschüre zwei Seiten bedeuten, während andere möglicherweise zehn Seiten als angemessen betrachten. Das Definieren des Umfangs kann das gesamte Team zu Beginn auf derselben Seite bringen.

Meilensteine ​​und wichtige Ergebnisse

Die wichtigsten Errungenschaften für ein Projekt werden als Meilensteine ​​bezeichnet und die wichtigsten Arbeitsprodukte werden als wichtige Leistungen bezeichnet. Beide repräsentieren die großen Komponenten der Arbeit an einem Projekt. Ein Projektplan sollte diese Elemente identifizieren, definieren und Termine für ihre Fertigstellung festlegen.

Wenn eine Organisation ein Projekt zur Entwicklung neuer Software durchführt, können wichtige Leistungen die endgültige Liste der Geschäftsanforderungen und die Implementierung sein.

Anschließend können das Projekt Meilensteine ​​für das Abschluss von Designs, Systemtests, Benutzerakzeptanztests und das Software -Rollout -Datum haben. Mit diesen Meilensteinen sind mit ihnen Arbeitsprodukte verbunden, aber es handelt sich mehr um die Prozesse als um die Produkte selbst.

Meilenstein und große lieferbare Fristen müssen keine genauen Daten sein, aber je präziser, desto besser. Genauige Daten helfen den Projektmanagern dabei, Arbeitsstrukturen genauer aufzubrechen.

In dieser Phase des Plans erstellen Sie Meilensteine, damit Sie große oder hochrangige Erkenntnisse aufnehmen und sie in kleine Leistungen unterteilen können, die im nächsten Schritt umrissen werden können.  

Arbeitsumbruchstruktur

Eine Arbeitsaufschlüsselungsstruktur (WBS) dekonstruiert die Meilensteine ​​und wichtigen Leistungen in einem Projekt in kleinere Stücke, sodass einer Person für jede Facette die Verantwortung zugewiesen werden kann. Bei der Entwicklung der Arbeitsaufschlüsselungsstruktur berücksichtigt der Projektmanager viele Faktoren wie die Stärken und Schwächen der Mitglieder des Projektteams, die Interdependenzen zwischen Aufgaben, verfügbare Ressourcen und die Gesamtprojektfrist.

Projektmanager sind letztendlich für den Erfolg des Projekts verantwortlich, aber sie können die Arbeit nicht alleine erledigen. Das WBS ist ein Tool, das der Projektmanager verwendet, um die Rechenschaftspflicht des Projekts zu gewährleisten. Wenn der Projektmanager besorgt über eine Aufgabe ist, wissen er genau, mit wem er sich in Bezug auf diese Sorge treffen soll.

Budget

Das Budget eines Projekts zeigt, wie viel Geld für die Abschluss des Projekts bereitgestellt wird. Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, diese Ressourcen angemessen zu verteilen. Für ein Projekt, das Anbieter hat, stellt der Projektmanager sicher. Einige Projektbudgets verknüpfen zum Personalressourcenplan.

Es ist wichtig, die Kosten für jeden Meilenstein zu ermitteln und zu liefern, indem Sie untersuchen. Die Kosten des Projekts sind damit verbunden, wie lange das Projekt dauert, was auf den Umfang des Projekts zurückgeht. Der Umfang, die Meilensteine, die Aufgaben und das Budget müssen ausgerichtet und realistisch sein. 

Personalplan

Der Humanressourcenplan zeigt, wie das Projekt besetzt sein wird. Der Personalplan ist manchmal als Personalplan bekannt und definiert, wer im Projektteam teilnehmen wird und wie viel Zeit für jede Person erwartet wird. Bei der Entwicklung dieses Plans verhandelt der Projektmanager mit Teammitgliedern und ihren Vorgesetzten darüber, wie viel Zeit jedes Teammitglied dem Projekt widmen kann. Wenn zusätzliche Mitarbeiter benötigt werden, um das Projekt zu beraten, aber Teil des Projektteams ist, ist dies auch im Personalplan dokumentiert. Auch hier werden geeignete Vorgesetzte konsultiert.

Risikomanagementplan

Viele Dinge können in einem Projekt schief gehen. Während es eine Herausforderung darstellt. Im Risikomanagementplan identifiziert der Projektmanager Risiken für das Projekt, die Wahrscheinlichkeit, dass diese Szenarien eintreten werden, und Strategien, um sie zu mildern. Um diesen Plan zu formeln.

Minderungsstrategien werden für Risiken eingeführt, die wahrscheinlich auftreten oder hohe Kosten im Zusammenhang mit ihnen haben. Es ist unwahrscheinlich, dass Risiken auftreten, und solche, die niedrige Kosten haben, sind im Plan festgestellt, obwohl sie keine Minderungsstrategien haben.

Kommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan beschreibt, wie ein Projekt mit verschiedenen Zielgruppen mitgeteilt wird. Ähnlich wie bei der Arbeitsaufschlüsselungsstruktur weist ein Kommunikationsplan eine Verantwortung für die Ausvollziehung jeder Komponente an ein Projektteammitglied zu.

In diesem Schritt ist es wichtig zu skizzieren, wie Probleme im Team kommuniziert und gelöst werden und wie oft die Kommunikation mit dem Team und den Stakeholdern oder dem Chef übernommen wird. Jede Nachricht hat ein beabsichtigtes Publikum. Ein Kommunikationsplan hilft den Projektmanagern, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu gewährleisten, um die richtigen Informationen zu erhalten.

Stakeholder Management Plan

Ein Stakeholder -Management -Plan identifiziert, wie Stakeholder im Projekt verwendet werden. Manchmal müssen Stakeholder nur Informationen erhalten. Das kann im Kommunikationsplan betreut werden. Wenn von den Stakeholdern mehr benötigt wird, beschreibt ein Stakeholder -Management -Plan, wie er erhalten wird.

Änderungsmanagementplan

Ein Änderungsmanagementplan enthält einen Rahmen für Änderungen am Projekt. Obwohl Projektmanager tendenziell Änderungen des Projekts vermeiden möchten, sind sie manchmal unvermeidlich. Der Änderungsmanagementplan bietet Protokolle und Prozesse für Änderungen. Es ist entscheidend für die Rechenschaftspflicht und Transparenz, dass Projektsponsoren, Projektmanager und Projektteammitglieder den Änderungsmanagementplan befolgen.