Wie lange muss HR Mitarbeiterdateien aufbewahren??

Eine der wichtigsten Fakten über die Humanressourcen ist, dass Sie unzählige Papierkram haben. Tonnen und Tonnen und Tonnen. Zugegeben, viel davon ist heutzutage elektronisch, aber das Prinzip bleibt bestehen. HR findet Aufnahme auf. Und Sie müssen diese Aufzeichnungen beibehalten. Die grundlegende Frage ist jedoch, wie lange HR Mitarbeiterdateien behalten muss?

Hier sind die grundlegenden Richtlinien für die HR -Aufzeichnung. Denken Sie jedoch daran, dass die staatlichen Gesetze von diesen Richtlinien abweichen können. Wenn staatliche Gesetze und Bundesgesetze konflikt. Es ist besser, etwas zu lange als nicht lange genug zu behalten.

Die folgenden Standards für die Aufbewahrung der Aufzeichnungen basieren auf Informationen der Society of Human Resource Management (SHRM).

Wie lange müssen Sie weiterhin Aufzeichnungen einstellen?

Sie müssen alle Lebensläufe, Interviewnotizen, Bewerbungen und Stellenausschreibungen sowie eine Aufzeichnung Ihrer Suche über Ihr Bewerber -Tracking -System für ein Jahr nach der Entscheidung, ein Stellenangebot gemacht zu haben, speichern. Wenn Sie also einen Bewerber interviewen und der gesamte Prozess drei Monate lang anzieht.

Warum musst du das tun?? Wenn jemand jemals Ihre Einstellungsentscheidung in Frage stellt, müssen Sie nachweisen, dass Sie in keiner Weise, in Form, Form oder Form illegal diskriminiert haben. Gesetze wie die Amerikaner mit Behinderungen, Titel VII und viele andere verlangen von Ihnen, dass Sie nachweisen, dass Sie die Einhaltung der Einhaltung sind. Wenn Sie diese Aufzeichnungen aufrechterhalten, können Sie dies tun.

Wie lange müssen Sie Drogentestakten aufbewahren

Wenn Sie Drogentests für die Voreinstellung benötigen, sind die Testergebnisse Teil der Einstellungsprotokoll und Sie sollten eine Kopie von ihnen für ein Jahr führen. Wenn Sie zusätzliche Drogentests durchführen, unabhängig davon.

Wenn Sie jedoch den Vorschriften des Verkehrsministeriums unterliegen, beträgt der Mindestzeitrahmen für Drogentestakten fünf Jahre.

Wie lange müssen Sie die Gehaltsabrechnung/Zeitung usw. behalten, usw?

Das Gesetz verlangt, dass Sie diese Aufzeichnungen für drei Jahre aufrechterhalten, aber jüngste Klagen bedeuten, dass es für Sie schlauer wäre, sie länger zu behalten. Sie möchten eine Aufzeichnung darüber beibehalten, wie sehr jeder Mitarbeiter bezahlt wurde und wie viele Stunden sie für seine gesamte Amtszeit in Ihrem Unternehmen gearbeitet haben. Behalten Sie Ihre Unterlagen mindestens fünf Jahre nach dem Abschluss des Arbeitnehmers, unabhängig vom Grund.

Für befreite Mitarbeiter müssen Sie natürlich keine Zeitaufzeichnungen beibehalten, da ihre Bezahlung unabhängig von der Anzahl der Arbeitsstunden gleich ist.

Wenn Sie jedoch jemals einen Mitarbeiter als befreit, wenn er oder sie hätte nicht befreit sein sollen. Stellen Sie sicher, dass Sie angeben, wie das Unternehmen die Bezahlung berechnet hat. Beispiel.

Sie müssen dies nicht nur für Bezahl- und Steuerfragen tun, sondern viele andere Entscheidungen stützen sich auf die Anzahl der Arbeitsstunden. Zum Beispiel hängt die Berechtigung für FMLA von der Anzahl der in einem Jahr bearbeiteten Arbeitsstunden ab. Wenn Sie einen Teilzeitbefreiungsmitarbeiter haben, sollten Sie in Betracht ziehen, Zeitaufzeichnungen zu verlangen, um die FMLA-Berechtigung zu bestimmen. Sie müssen auch nachweisen können, dass Sie Ihren Arbeitnehmern für all die Stunden, in denen sie gearbeitet haben, bezahlt haben.

Wie lange müssen Sie Form I-9 halten

Behalten Sie das I-9-Formular für die Mitarbeiter von Mitarbeitern bei, die drei Jahre lang getrennt von Ihren Personalunterlagen gespeichert werden, nachdem Sie den Mitarbeiter eingestellt haben. 

Sie behalten diese Formulare von Personalakten getrennt. Wenn die Regierung sie anfordert, sie zu überprüfen.

Wie lange müssen Sie die Informationen zur Gesundheits-/Rentenleistungen beibehalten

Sie müssen die Aufzeichnungen Ihrer Pläne für alle Ihre Vorteile über mindestens sechs Jahre behalten. Die Gerichts. Halten Sie all diese Zusammenfassungsplanbeschreibungen beibehalten.

Wenn Sie ehemalige Mitarbeiter haben, die für Cobra berechtigt sind und ihre gesundheitlichen Vorteile erweitern, sollten Sie diese Aufzeichnungen auch sechs Jahre lang aufbewahren, nur um sicher zu sein. Das Gesetz gibt keine Aufbewahrung an, aber da dies im Rahmen des Gesetzes über Mitarbeiter der Mitarbeiter des Ruhestands (ERISA) gelten kann, erfordert dieses Gesetz die Aufbewahrung für sechs Jahre. Um auf der sicheren Seite zu sein, werfen Sie diese Platten nicht heraus.

Weitere Klärung finden Sie im Legal Information Institute für das Cornell Law School Legal Information Institute für das Gesetz zur Sicherheitsversicherung (ERISA).

Wie lange müssen Sie FMLA -Datensätze aufbewahren?

Wenn ein Mitarbeiter FMLA anfordert, müssen Sie diese Papierspur beibehalten, auch wenn Sie den Urlaub drei Jahre lang verweigern. Stellen Sie sicher, dass Sie den Urlaub jedes Mitarbeiters im Auge behalten - zu Beginn und wie viel Zeit genutzt wird. Wenn der Mitarbeiter eine intermittierende FMLA hat, verfolgen Sie jeden Urlaub und dokumentieren Sie die Anzahl der verwendeten Stunden. Daten und die Anzahl der Stunden sollten dokumentiert werden. Denken Sie daran, zeitweise Urlaub kann für einige Stunden am Tag oder einige Tage in der Woche verwendet werden. Dokumentieren Sie alles und behalten Sie diese Datensätze.

Denken Sie daran, dies ist keine umfassende Liste und gilt nur für Bundesgesetze. Möglicherweise unterliegen Sie zusätzliche Gesetze zur Aufbewahrung von Akten, wenn Sie beispielsweise ein Bundesunternehmer oder Ihr Staat unterschiedliche Standards haben. Wenn Sie Zweifel haben, werfen Sie es nicht raus.

Sie können auf zusätzliche Ressourcen über die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und die obligatorische Berichterstattung bei der Society of Human Resource Management (SHRM) zugreifen.

Bitte beachten Sie, dass die angegebenen Informationen zwar maßgeblich sind, aber nicht für Genauigkeit und Legalität garantiert sind. Die Website wird von einem weltweiten Publikums- und Beschäftigungsgesetz und Vorschriften von Staat zu Staat und Land zu Land gelesen. Bitte beantragen Sie Rechtshilfe oder Unterstützung durch staatliche, föderale oder internationale staatliche Ressourcen, um sicherzustellen, dass Ihre rechtliche Auslegung und Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind. Diese Informationen stehen zur Anleitung, Ideen und Unterstützung.