So dokumentieren Sie die Leistung der Mitarbeiter

Die Dokumentation ist entscheidend für die ordnungsgemäße Entscheidungsfindung

In der Welt der Humanressourcen und Beschäftigung kann die Dokumentation über die Leistung eines Mitarbeiters Ihre Fähigkeit zur Disziplination, Beendigung oder Förderung, Belohnung und Erkennung von Mitarbeitern erstellen oder brechen.

Die Dokumentation ist für Manager und Personalmitarbeiter von wesentlicher Bedeutung, da Sie ernsthafte Anstrengungen unternehmen müssen, um alle Ereignisse in der Beschäftigungsgeschichte Ihrer Mitarbeiter zu erfassen-sowohl positive und negative Leistungen der Leistung.

Hier finden Sie alles, was Manager und Personalmitarbeiter benötigen, um die Leistung der Mitarbeiter sorgfältig zu dokumentieren.

Warum sollten Sie die Leistung der Mitarbeiter dokumentieren,

• Die Dokumentation liefert den Beweis dafür, dass Leistungsprobleme zeitnah und präzise mit dem Mitarbeiter besprochen wurden.
• Die Dokumentation bietet eine Geschichte über die Verbesserung des Mitarbeiters oder die Versäumnis, die Leistung im Laufe der Zeit zu verbessern. Es ist chronologisch und eine genaue Beschreibung der Handlungen des Mitarbeiters, der Handlungen und der Ereignisse des Managers, sobald sie auftreten.
• Die Dokumentation liefert Beweise, die Managemententscheidungen unterstützen, um ungünstige Maßnahmen wie Disziplin oder Kündigung mit einem Mitarbeiter zu ergreifen.
• Die Dokumentation bietet den Nachweis, dass ein Mitarbeiter eine verfügbare Aktion oder Gelegenheit für andere Mitarbeiter verdient, die ebenfalls in Frage kommen.
• Die Dokumentation liefert Beweise, um Gehaltserhöhungen zu rechtfertigen, abzunehmen oder warum ein Mitarbeiter keine Erhöhung erhalten hat.
• Im Falle einer Klage schützt die vollständige und gründliche Dokumentation die Interessen eines Arbeitgebers. Die Dokumentation kann die Maßnahmen des Managements bei der Beendigung eines erfolglosen Mitarbeiter unterstützen. Es kann auch nachweisen, dass der Mitarbeiter aus Gründen, die im Gegensatz zu anderen wie illegalen Diskriminierung legal sind, gekündigt wurde.

Was zu dokumentieren

Manager müssen die Leistung der Mitarbeiter dokumentieren, sowohl positive Beiträge als auch Leistungsfehler. Sie müssen genau dokumentieren, was der Mitarbeiter getan und gesagt hat und was der Manager als Antwort während des Treffens oder des Gesprächs getan hat und sagte.

Sie müssen alle während des Gesprächs getätigten Vereinbarungen, Ziele, erforderliche und erwartete Verbesserungen und den Zeitplan für Verbesserungen dokumentieren. Die Dokumentation sollte auch Verpflichtungen enthalten, die der Manager für den Mitarbeiter unterstützt.

Wie man dokumentiert

Die Dokumentation sollte während oder unmittelbar nach dem Treffen oder Gespräch mit dem Mitarbeiter geschrieben werden. Sie sollten es nie vermissen, das Gespräch mit dem Angestellten an dem Tag zu schreiben, an dem es tatsächlich passiert ist. Das Warten bis später oder am nächsten Tag wirkt sich auf die Qualität der Dokumentation aus, da sie auf dem basiert, was Sie sich erinnern.

Einer der schlimmsten Fehler, die Manager machen, ist zu glauben, dass sie eine Mitarbeiterberatungsgeschichte nach Bedarf rekonstruieren können. Keine Personal Person, die Erfahrung in angemessener, zeitnaher Dokumentation hat. Manager, die aus dem Gedächtnis rekonstruieren.

Sie benötigen Ihre Dokumentation, um professionell, ordentlich und organisiert zu erscheinen. Schreiben Sie die Dokumentation, als ob Sie über die Geschichte der Ereignisse an Dritte sprechen würden. Sie wissen nie, wer Ihre Dokumentation eines Tages lesen kann. Stellen Sie daher sicher, dass sie Ihre Professionalität widerspiegelt. (Zurück eines Cocktail -Serviettens, Umschlags oder einer klebrigen Note gilt nicht als professionelle Dokumentation.)

Ihre Dokumentation sollte an den neuen Manager eines Mitarbeiters gehen, wenn der Mitarbeiter eine neue Arbeitsplatz oder Sie in Ihrer Organisation einsetzt. Für Ihr Speicher und um den neuen Manager des Mitarbeiters zu informieren, müssen Sie den Namen und den Titel des Mitarbeiters, Ihren Namen und Ihren Titel und das vollständige Datum für jedes Dokument einsetzen.

Schreiben Sie dokumentation, die sachlich, fair, rechtlich, objektiv, vollständig und konsistent sind. Vermeiden Sie Meinungen (Mike ist schlampig. Alice ist faul. Tom hat mich angelogen.), Namensgericht, Redaktion (John ist ein Idiot. Mark hat ein Einstellungsproblem.) und Kennzeichnung (Mary ist unverantwortlich. George ist kein Teamplayer.).

Vermeiden Sie auch, auch das Verhalten des Mitarbeiters zu interpretieren. (Marsha darf diese Aufgabe nicht mögen. Paula scheint über ihrem Kopf zu sein.) Minimieren Sie Ihre Verwendung beschreibender Wörter wie Adjektive und Adverbien (langsam, schlampig, unglücklich, launisch, unhöflich). Geben Sie das spezifische Verhalten und die Handlungen des Mitarbeiters an, nicht Ihre Meinung oder Interpretation davon.

Welche Dokumentation muss bereitstellen

In der späteren Überprüfung der Dokumentation ist eine genaue Aufzeichnung des Gesprächs erforderlich. Halten Sie sich an die Fakten und schreiben Sie auf, was Sie gesagt haben und was der Mitarbeiter gesagt hat. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation eindeutig ist und dass die Fakten klar sind. (In jeder potenziellen rechtlichen Situation machen Fehler in einem der dokumentierten Ereignisse den Rest der Dokumentation verdächtig.)

Schließlich dokumentieren Sie Vereinbarungen, Verpflichtungen, Zeitpläne, Verbesserungen, Check-in-Punkte und andere Details, die aus dem Speicher abrutschen könnten. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Datum und eine Uhrzeit für Fristen und Fälligkeitstermine festlegen, damit ein Missverständnis nicht eintritt.

Kennen Sie die Dokumentationsrichtlinien Ihrer Personalabteilung, mit der Sie mitteilen, welche Dokumentation die Einstellung in der Personaleinreichung des Mitarbeiters erfordert. Dokumentation von Disziplinarmaßnahmen sollte sicherlich enthalten sein.

Wo zu dokumentieren und speichern Dokumentation

Da die Dokumentation über Mitarbeiter für den Mitarbeiter vertraulich und privat ist, müssen Sie darauf achten, dass jede Dokumentation dem Manager, der Personalabteilung und dem nächsten Manager des Mitarbeiters vertraulich bleibt. Daher wird nicht empfohlen, Dokumentation auf einem gemeinsamen Computer Laufwerk zu setzen. Handschriftliche Dokumentation und Dokumentation eines Managers sind am besten im gesperrten Speicher aufbewahrt. 

Das Endergebnis

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, wenn Sie zur Personalabteilung gehen, um um Hilfe bei der Disziplinierung, Kündigung oder Übertragung eines Mitarbeiters mit einer besseren potenziellen Passform zu bitten, hilft Ihnen die HR, das Problem zu lösen oder die Situation zu verbessern. Wenn HR Sie auffordert, zu dokumentieren, zu dokumentieren, zu dokumentieren, oder sie können Ihnen nicht helfen. Sie müssen alle Ihre Basen bedecken lassen.

Bitte beachten Sie, dass die angegebenen Informationen zwar maßgeblich sind, aber nicht für Genauigkeit und Legalität garantiert sind. Die Website wird von einem weltweiten Publikums- und Beschäftigungsgesetz und Vorschriften von Staat zu Staat und Land zu Land gelesen. Bitte beantragen Sie Rechtshilfe oder Unterstützung durch staatliche, föderale oder internationale staatliche Ressourcen, um sicherzustellen, dass Ihre rechtliche Auslegung und Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind. Diese Informationen stehen zur Anleitung, Ideen und Unterstützung.