So schreibe ich einen besseren Spender danke Briefe

Vielen Dank an einen Spender beendet eine Transaktion, baut jedoch eine Brücke für zukünftige Unterstützung und ein tieferes Engagement auf. Machen Sie es gut und Sie sind auf dem Weg zum Erfolg zukünftiger Spendenaktionen.

Hier sind zehn Tipps, um diesen Dankesbrief genau richtig zu machen.

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Holen Sie es sich schnell per Post

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Achtundvierzig Stunden sind ein idealer Turnaround für einen Dankesbrief. Wenn das unmöglich ist, zielen Sie nicht länger als eine Woche an. Sie möchten, dass der Spender sich daran erinnert, dass er die Spende gemacht hat, damit Ihr Dankeschön seine Aktion verstärkt und ihn für das Geben belohnt.

Wenn Sie den Brief schnell dort haben.

Sogar Online -Spender sollten einen Mail -Dankesbrief erhalten, aber das ist teuer, und viele gemeinnützige Organisationen wechseln so viel wie möglich auf Online. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Ihr Online -Spender nicht nur eine E -Mail -Quittung erhalten hat. Nehmen Sie sich Zeit, um ein E -Mail zu personalisieren. Danke und verwandeln Sie sie in etwas Denkwürdiges

Best Practices für E -Mail -Dankesbriefe auffrischen. In vollständigen E -Mail -Boxen kann Ihr Dankesbrief unbemerkt bleiben. Achten Sie also auf die Betreffzeile und stellen Sie sicher, dass die "From" -Leile Ihre Organisation eindeutig identifiziert.

Es gibt viele Hindernisse, um einem Spender per E -Mail zu danken, die Sie vielleicht vergessen könnten. Es muss sich aus dem Spam -Ordner heraushalten, die Aufmerksamkeit des Spenders erregen und ihn oder sie dazu verleiten, die Nachricht zu öffnen. Lassen Sie die Leichtigkeit und die relativ geringen Kosten für E -Mail nicht zu ihren Mängel blenden.

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Mach es persönlich

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Personalisieren Sie Ihren Dankesbrief mit dem Namen des Spenders (überprüfen Sie die Schreibweise und rufen Sie niemals eine MS an. ein MR.) und direkt an die Person schreiben. Vornamen sind mächtig.

Was für einen Fundraising -Brief funktioniert, funktioniert auch für einen Dankesbrief. Verwenden Sie beispielsweise Personalpronomen wie "Sie", "wir" und "i"."

Fügen Sie Informationen über den Spender hinzu, z. Vielleicht hat der Spender eine Auszeichnung erhalten oder eine Beförderung erhalten. Fühlen Sie sich frei, Ihrem Brief etwas darüber hinzuzufügen. 

Ein gutes Donor -Aufzeichnungssystem wird Ihr bester Freund sein, wenn es um diese Personalisation geht. Die meisten Systeme, auch kostengünstige, können aktuelle Informationen über Ihre Spender erfassen.

Wann gaben sie zuletzt? Haben sie freiwillig gemeldet? Wann hatte der Spender das letzte Mal Kontakt zu Ihrer Organisation und was war die Art dieser Interaktion?

Wenn dies ein erstmaliger Spender ist, senden Sie ein Begrüßungspaket und laden Sie den Spender ein, Newsletter und Ankündigungen zu abonnieren.

Wenn Sie sich bei einem langjährigen Spender bedanken, sollten Sie sich eher als handgeschriebene Notiz als einen formellen Brief oder einen anderen kreativen Weg in Betracht ziehen, um sich zu bedanken.

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Koordinieren Sie es mit Kampagnenthemen

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Koordinieren Sie das Dankeschön mit der Berufung oder Kampagne, die die Spende einbrachte.

Entwerfen Sie eine Vorlage für einen Dankesbrief, wenn Sie Ihre Fundraising -Materialien schreiben. Stellen Sie sich das als Teil Ihres Kampagnenpakets vor. Wenn die Spende auf einen anderen Stimulus reagiert - vielleicht ein Ereignis, das Sie inszeniert haben -, beziehen Sie den Brief auf dieses Ereignis. 

Der Kreis zurück zum Berufungsverfahren verbessert die Klebrigkeit des Namens Ihrer Organisation im Kopf des Spenders. Es ist auch dem Spender beruhigend. 

Wenn die Spende auf eine bestimmte E-Mail-Beschwerde reagiert, entwickeln Sie eine Zielseite nach der Prämation auf Ihrer Website speziell für diese Spender.

Generisches ist raus. Spezifität zu dem, was der Spender sah, das ihn oder sie zwang, ist ein Muss. Wenn ein Spender zum Beispiel gespendet wird, um den Opfern eines Erdbebens zu helfen.

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Verwenden Sie Geschichten, um Spender mit den Ergebnissen zu verbinden

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Helfen Sie den Spendern, sich vorzustellen, wie ihr Geld ausgegeben wurde. Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, eine Geschichte über eine bestimmte Person zu erzählen, der von der Spende unterstützt wurde. Die Geschichte muss nicht furchtbar lang sein. Nur ein paar Sätze und die Verwendung des Namens einer Person können ausreichen, um Empathie im Spender zu erregen.

Machen Sie Ihren Spender zum Helden dieser Geschichten. Er oder sie hat diese Geschichte möglich gemacht. Halten Sie ein Inventar von Geschichten über die guten Dinge, die Ihre Wohltätigkeitsorganisation erreicht. Richten Sie dann Kopierblöcke mit diesen Geschichten ein und geben Sie sie je nach Bedarf in Ihre Dankesbriefe ein.

Wenn Sie die Geschichten häufig ändern.

Auch wenn Sie Menschen dienen, die sich in sensiblen Situationen befinden und ihre Identität schützen müssen, gibt es Möglichkeiten, ihre Geschichten zu erzählen, ohne ihre Privatsphäre zu beeinträchtigen.

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Lassen Sie eine echte Person Ihre Briefe unterschreiben

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Vermeiden Sie digitale Signaturen, es sei denn, Sie senden Tausende von Buchstaben gleichzeitig. Selbst dann reservieren Sie Briefe, die an Spender gehen. Verwenden Sie echte erstklassige Briefmarken für diese Buchstaben.

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Fügen Sie eine persönliche, handgeschriebene Notiz hinzu

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Bitten Sie gegebenenfalls den Exekutivdirektor oder Vorstandspräsidenten, dem Brief eine persönliche Notiz hinzuzufügen. Langjährige Spender, die Ihre ED- oder Vorstandsmitglieder kennen, finden dies besonders erfreulich.

Wenn der Spender kürzlich besucht wird, erinnern beide den Spender an eine angenehme Erfahrung und verleihen der Notiz Authentizität. Erwägen Sie, eine Partei mit Notizenschreiber mit Freiwilligen zu haben, die Notizen über Briefe schreiben oder Post-It-Notizen mit handgeschriebenen Nachrichten anhängen können.

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Fügen Sie einen Antwortumschlag ein

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Ich empfehle nicht, nach einer weiteren Spende in einem Dankesbrief zu fragen. Ehrlich gesagt, das macht die Menschen mehr aus als Sie denken. Nur ein Antwortumschlag einzubeziehen, könnte jedoch den Spender daran erinnern, dass zukünftige Spenden willkommen sind. 

Viele Spender behalten diese Umschläge und verwenden sie später für ein Geschenk… oder sogar sofort. Andrew Olsen von Fundraising -Grundlagen ist begeistert davon. Er hat Wohltätigkeitsorganisationen gefunden, die diese Taktik für neue Spender anwenden, haben "2. Geschenkumrechnungsraten, die zwischen 8% und 12% höher sind als die Organisationen, die sie nicht enthalten."

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Verwenden Sie den Brief als Steuereingang

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Ihr Donor -Dank kann auch eine Quittung sein. Sie müssen jährlich eine Quittung für Steuerzwecke zur Verfügung stellen, wenn ein Spender 250 US.

Vielen Dank, dass Sie heute Briefe in der Regel jedes Mal, wenn ein Spender online, durch Scheck oder durch monatliche Spenden angegeben wird, in der Regel die richtigen Angaben enthalten.

Es ist auch eine gute Praxis, zu Beginn des nächsten Jahres eine Zusammenfassung des Gebens für das Jahr zu bieten. Denken Sie daran, dass eine Quittung kein Dankeschön ist. Die Quittung sollte ein kleiner Teil des Briefes sein. 

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Laden mehr Beteiligung ein

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Es ist immer schön, eine Einladung aufzunehmen, Ihre Agentur zu besuchen und Ihre Arbeit aus erster Hand zu sehen.

In der heutigen Welt, in der Sie möglicherweise Spenden von Menschen auf der ganzen Welt einholen, kann das Engagement durch soziale Medien erreicht werden. Ermutigen Sie Ihren Spender, Ihrer Organisation auf Facebook und Twitter oder anderen sozialen Netzwerken, an denen Sie teilnehmen, zu folgen.

Da es keine Hyperlinks in einem Postbrief gibt, geben Sie Ihre Website -Adresse an und stellen Sie dann sicher, dass Ihre Social -Media -Schaltflächen leicht zu finden sind.

Geben Sie eine explizite Einladung ein, die Website zu besuchen und auf diese Schaltflächen zu klicken und sich für Ihren E -Mail -Newsletter oder andere Kommunikation anzumelden. Social -Media -Ikonen sind einige der wichtigsten Elemente auf der Website Ihrer Wohltätigkeitsorganisation.

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Fügen Sie ein PostSkript hinzu und geben Sie Kontaktinformationen an

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Wir sind alle Skimmer. Deshalb lesen die meisten von uns den oberen Teil eines Briefes und springen dann zum P.S. Dann können wir zurückgehen und den Rest des Briefes lesen. Direkt -Mail -Vermarkter wissen alles über die P.S. und schließen es immer ein. Manchmal haben sie mehr als einen.

Für die p.S von einem Dankesbrief, Sie möchten sich vielleicht erneut auf die Geschichte verweisen, die Sie bereitgestellt haben ("Michael und Jane sind sicher und glücklich wegen Ihnen") oder dort wichtige Kontaktinformationen einsetzen.

Spender sollten den Namen, die Telefonnummer und die E -Mail -Adresse von jemandem in der Organisation haben, den sie mit Fragen kontaktieren können. Der Kundenservice ist für gemeinnützige Organisationen genauso wichtig wie für Unternehmen. Machen Sie es einem Spender daher leicht, eine echte Person zu finden, falls sie ein Problem haben, wenn sie ein Problem haben.